【例文あり】インターンシップのメールはどう書く？マナー＆気を付けるポイントをケース別で解説

インターンシップとは？

インターンシップとは、就業前に企業などで実施する「就業体験」のことです。
学生が企業の業務を実際に体験し、業界・企業理解を深め、就職活動に役立てることができます。
また、2022年6月にインターンシップの定義が変更となり、就業体験を必須で「自身の能力の見極め」や「評価材料の取得」を目的とした内容がインターンシップと称されるようになりました。

インターンシップに参加するメリット

インターンシップに参加するメリットは大きく3つあります。

• 実際に働く雰囲気を知れる
• 選考に有利になる場合がある
• ガクチカに利用できる

どれも就職活動の際に抑えておきたいポイントです。
すなわち、インターンシップに参加することが、就活を進めるうえで有利になると言えます。

メールの基本的な書き方を理解しよう

インターンシップのメールが企業との初めての連絡となる人も多いのではないでしょうか。
まずは、メールの基本的な書き方を理解し、ビジネスメールのイメージをつけましょう。

ビジネスメールの構成

基本的なビジネスメールの構成は大きく4つに分かれます。

・件名
メールの件名は、そのメールの内容を簡潔に相手に伝えるはたらきをします。
企業の担当者は、社内外の様々な人と多数のメールでのやり取りをしています。
メールの件名には、「何についての連絡か」「差出人は誰か」を記載し、見逃されないような工夫をしましょう。

NG例：お世話になります。ご確認よろしくお願いします。
OK例：インターンシップ参加申し込みについて（〇〇大学△△）

・宛先
メールの宛先は、そのメールを誰に送るかを表します。
担当者のアドレスを誤って送り間違いをしないように、送信する前にWチェックをしましょう。
ちなみに、メールの宛先には3つの種類があります。
正しく使い分けられるように理解しておきましょう。

To：メインで送りたい相手
（例：企業のインターンシップ担当者）
Cc：Toで送る人以外の関係者
（例：企業の人事部のグループメール）
Bcc：他の受信者にアドレスが見えないように連絡する場合に利用
（例：自身のキャリアメールに念のため送る）

また、本文の冒頭にも「会社名」「部署名」「担当者名」を記載します。
会社名を記載する際には、（株）のように略さずに株式会社と書きます。
あらかじめ送信先企業の正式名称を確認しておきましょう。
敬称に関しては、「担当者名には”様”」「組織名には”御中”」をつけます。
”様”と”御中”は併用できませんので、ケースに応じて使い分けましょう。

NG例：株式会社〇〇　人事部御中　△△様
OK例：株式会社〇〇　人事部　△△様
　　　 株式会社〇〇　人事部御中
　　　 株式会社〇〇　インターンシップご担当者様
※担当者名が不明の場合は、分かる範囲で記載し、「ご担当者様」としましょう。

・本文
メールの本文では、宛先に続いて「書き出し」「本題」「締めの文章」を記載します。
企業の担当者はパソコンでメールを開くことが多いため、読みやすいように改行や文章量を工夫しましょう。

書き出し：挨拶の役割。面識の有無によって適切に使い分けましょう。
・初めての場合｜初めてメールをお送りします。〇〇大学□□学部の△△と申します。
・面識がある場合｜お世話になっております。〇〇大学□□学部の△△と申します。
　
本題：メールで伝えたいことを端的に記載します。
　　　1行が長くならないように適切な位置で改行するようにしましょう。
　
締めの文章：メールの結びの文章。相手への配慮を伝える言葉を選びましょう。
（例：お忙しいところお手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。）

・署名
メールの署名は送信者の所属や氏名を表します。
「氏名」「大学名」「学部学科」のほか、万が一の際に連絡の取れる電話番号とメールアドレスを記載しましょう。

NG例：
お忙しいところお手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
　
（署名なし）
　
OK例：
お忙しいところお手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
　
-----------------------------------------------------------------------------------------------------
△△　△△（ふりがな）
〇〇大学　□□学部　◆◆学科　▲年
電話番号：090-0000-0000
メール　：xxxx@xxxx.ac.jp
-----------------------------------------------------------------------------------------------------

気を付けるべきビジネスメールのマナー

ビジネスメールでは構成はもちろん、ビジネスマナーにも気を配る必要があります。
ここからは、メールを送る際に気を付けたいポイントを5つ紹介します。

①話し言葉を使わない

話し言葉でビジネスメールを書いてしまうと、マナーが身についていないと判断されてしまいます。
敬語を用いて、違和感のない文章になるように心がけましょう。

②返信が来た際には返信を返す

受信したメールには基本的に返信を返します。
返信をすることで、そのメールが正しく届いたことを企業の担当者は確認できます。
「ご返信いただきありがとうございます。」のような返信用のあいさつに変更し、文章を作成しましょう。

③基本的に「全員に返信」を選択する

企業の担当者から返信があった場合、Ccに他のアドレスが追加されていることがあります。
この場合、担当者以外にそのメールのやり取りを確認してほしい人がいることを意味するため、返信が届くように設定しましょう。
「全員に返信する」を選択することにより、自動で全てのアドレスが送信対象となるため、活用することをおすすめします。

④できる限り24時間以内に返信をする

皆さんも日常生活で返信が返ってこないと不安になることがあるかもしれません。
メールの返信は正しくメールが届いていることの確認にもなるため、早めに返信することを心がけましょう。
どうしてもすぐに返信できない場合は、追って返信する旨を伝えるようにしましょう。

⑤すぐに伝えたい場合は電話にする

企業の担当者がすぐにメールを確認してくれるとは限りません。
間近でのリスケジューリングや急ぎの確認事項など、すぐに連絡を取りたい場合は電話を利用しましょう。
企業に電話をする際にはこちらの3つのポイントを意識します。

・誰に用事があるかを伝える
インターンシップの担当者の連絡先を知らない場合、代表番号から繋いでもらう必要があります。
担当者名が分かる場合は、「人事部の〇〇様にお繋ぎいただけますか？」と伝えましょう。
担当者名が不明な場合は、「インターンシップのご担当者様はいらっしゃいますか？」と聞き社内で確認してもらうようにしましょう。

・対応可能かを尋ねる
電話に出てくれた＝暇をしている　わけではありません。
自分の所属や名前を名乗ったあとに、現在対応可能かを確認するようにしましょう。

・所要時間と要件を伝える
「その電話がどのくらい時間がかかるか」「要件は何か」を最初に伝えることで、聞き手に準備をしてもらうことができます。
「後ほど折り返し連絡します」など指示があった場合には、指示に従うようにしましょう。

ケース別┃インターンシップで使えるメール例文

いかがでしょうか？
インターンシップのメールを書くポイントや気を付けるべきマナーが理解できたと思います。
ここからは、場面別にインターンシップのメールの例文を紹介します。

インターンシップ申し込み

インターンシップをメールで直接申し込む場合です。
ぜひ参加したいという、インターンシップへの熱意を伝えることができます。

件名：インターンシップ参加申し込み（〇〇大学△△）
本文：
株式会社〇〇
インターンシップご担当者様

初めてメールをお送りします。
〇〇大学□□学部の△△と申します。

この度は、貴社コーポレートサイトにて募集されておりますインターンシップに応募したく、ご連絡差し上げました。
私は現在、〇〇学部に所属しており、〇〇分野での仕事に興味を持っております。
貴社でのインターンシップで実際の業務を体験し、自身が働くイメージを明確にしたいと考えております。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

△△
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△△　△△（ふりがな）
〇〇大学　□□学部　◆◆学科　▲年
電話番号：090-0000-0000
メール　：xxxx@xxxx.ac.jp
-----------------------------------------------------------------------------------------------------

インターンシップ選考結果への返信

インターンシップに申し込み、受け入れのお礼を伝えるメールです。
感謝と当日の意気込みを簡潔に記載しましょう。

件名：Re：〇〇（元の件名を残す）
本文：
株式会社〇〇
人事部　〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学□□学部の△△です。

この度は、インターンシップ採用のご連絡いただき、感謝申し上げます。
貴社のサービスや、社員の方々の働き方に触れ、実際に働くイメージをつけたいと思います。

不慣れな点も多く、ご迷惑をおかけしてしまうかと存じますが、
インターンシップ当日も何卒よろしくお願い申し上げます。

△△
-----------------------------------------------------------------------------------------------------
△△　△△（ふりがな）
〇〇大学　□□学部　◆◆学科　▲年
電話番号：090-0000-0000
メール　：xxxx@xxxx.ac.jp
-----------------------------------------------------------------------------------------------------

インターンシップの日程調整（候補日程から選ぶ）

企業からインターンシップ参加日程調整を依頼された際の返信メールです。
候補日程の中から確実に参加できる日程を選びましょう。

件名：Re：〇〇（元の件名を残す）
本文：
株式会社〇〇
人事部　〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学□□学部の△△です。

インターンシップ日程のご連絡ありがとうございます。
下記日程にて参加させていただければと存じます。

・〇月〇〇日（〇）〇時～

この度は貴重な機会をいただき感謝申し上げます。

不慣れな点も多く、ご迷惑をおかけしてしまうかと存じますが、
インターンシップ当日も何卒よろしくお願い申し上げます。

△△
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△△　△△（ふりがな）
〇〇大学　□□学部　◆◆学科　▲年
電話番号：090-0000-0000
メール　：xxxx@xxxx.ac.jp
-----------------------------------------------------------------------------------------------------

インターンシップの日程調整（候補日程を提示する）

企業からインターンシップ参加日程の候補を聞かれた際の返信メールです。
ピンポイントにならないように、3～5日ほど日程を提示しましょう。

件名：Re：〇〇（元の件名を残す）
本文：
株式会社〇〇
人事部　〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学□□学部の△△です。

インターンシップ日程のご連絡ありがとうございます。
下記にて候補日程を記載いたしますので、ご調整いただけますと幸いです。

・〇月〇〇日（〇）〇時～〇時
・〇月〇〇日（〇）〇時～〇時
・〇月〇〇日（〇）〇時～〇時

お忙しいところお手数をおかけいたしますが、
何卒よろしくお願いいたします。

△△
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△△　△△（ふりがな）
〇〇大学　□□学部　◆◆学科　▲年
電話番号：090-0000-0000
メール　：xxxx@xxxx.ac.jp
-----------------------------------------------------------------------------------------------------

すぐに回答できないと返信する場合

企業から日程調整を依頼されたがすぐに回答できない場合です。
回答できない理由を端的に伝え、いつまでに回答できるかを伝えるようにしましょう。

件名：Re：〇〇（元の件名を残す）
本文：
株式会社〇〇
人事部　〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学□□学部の△△です。

インターンシップ日程のご連絡ありがとうございます。
ぜひ参加したく存じますが、いただいた日程と体育会活動の関係で、
〇月〇日（〇）の予定が確定していない状況です。
大変恐れ入りますが、〇月〇日（〇）には回答できるかと存じますので、
保留させていただくことが可能でしょうか。

今すぐのご回答ができず申し訳ございません。
ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

△△
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△△　△△（ふりがな）
〇〇大学　□□学部　◆◆学科　▲年
電話番号：090-0000-0000
メール　：xxxx@xxxx.ac.jp
-----------------------------------------------------------------------------------------------------

インターンシップの参加辞退

企業からのインターンシップの案内を断る際のメールです。
機会をいただいたことに感謝しつつ、辞退する旨を丁寧に伝えましょう。

件名：Re：〇〇（元の件名を残す）
本文：
株式会社〇〇
人事部　〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学□□学部の△△です。

この度は、インターンシップの参加ご案内をいただき感謝申し上げます。
ご連絡をいただいたところ大変申し訳ございませんが、
いただいた日程での参加が難しく、参加を辞退させていただければと思います。

インターンシップに参加できることは貴重な機会であり、
その機会を逃すことは非常に残念に思います。
お忙しいところ恐縮ですが、ご理解をいただけますようお願い申し上げます。

△△
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△△　△△（ふりがな）
〇〇大学　□□学部　◆◆学科　▲年
電話番号：090-0000-0000
メール　：xxxx@xxxx.ac.jp
-----------------------------------------------------------------------------------------------------

選考通過後の参加キャンセル

インターンシップ選考後にやむを得ない事情で参加できなくなった際のメールです。
インターンシップまでの日程が近い場合や、メール送信後に返信が来ない場合は電話で連絡するようにしましょう。

件名：インターンシップ辞退のお詫び（〇〇大学△△）
本文：
株式会社〇〇
人事部　〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学□□学部の△△です。

〇月〇日（〇）のインターンシップに関してご連絡差し上げました。
大変申し訳ございませんが、こちらの日程に学校の予定が重なってしまい、参加を辞退させていただきたく存じます。

貴重な機会をいただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

お忙しいところ恐縮ですが、ご理解いただけますようお願いいたします。
末筆ではございますが、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

△△
-----------------------------------------------------------------------------------------------------
△△　△△（ふりがな）
〇〇大学　□□学部　◆◆学科　▲年
電話番号：090-0000-0000
メール　：xxxx@xxxx.ac.jp
-----------------------------------------------------------------------------------------------------

インターンシップに関する質問をする

インターンシップに関して事前に確認すべき内容があれば、メールで確認しましょう。
急ぎの場合はメールではなく電話で連絡することをおすすめします。

件名：インターンシップに関するご質問（〇〇大学△△）
本文：
株式会社〇〇
人事部　〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学□□学部の△△です。

〇月〇日（〇）のインターンシップに関してご質問がありご連絡差し上げました。

インターンシップのご案内では、当日の服装に関して指定がなかった認識ではございますが、
当日はスーツでお伺いしても問題ございませんか。

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

△△
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△△　△△（ふりがな）
〇〇大学　□□学部　◆◆学科　▲年
電話番号：090-0000-0000
メール　：xxxx@xxxx.ac.jp
-----------------------------------------------------------------------------------------------------

参加後のお礼

多くの学生がインターンシップ参加後にお礼メールを送ります。
お礼メールでは、自分の言葉で感謝の気持ちを伝えるほか、印象に残っていることや感想を端的に伝えるようにしましょう。

件名：インターンシップのお礼（〇〇大学△△）
本文：
株式会社〇〇
人事部　〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学□□学部の△△です。

この度は、インターンシップに参加させていただき、ありがとうございました。
〇〇様をはじめ、社員の方々にご指導いただき、貴重な経験ができたこと感謝申し上げます。

今回のインターンシップを通じて、業界理解が深まるとともに、
貴社の大切にしている「お客様との関わり方」についても理解をすることができました。
また、社員の方々全員が生き生きと働いている様子を見て、
ぜひ私もこの場で一緒に働きたいと強く思いました。

貴社の新卒採用選考にもぜひエントリーさせていただければと考えております。
引き続きよろしくお願いいたします。
末筆ではございますが、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

△△
-----------------------------------------------------------------------------------------------------
△△　△△（ふりがな）
〇〇大学　□□学部　◆◆学科　▲年
電話番号：090-0000-0000
メール　：xxxx@xxxx.ac.jp
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インターンシップのメールに関するよくある質問

ここまではケース別にメールの例文をご紹介しました。
ここからは、自分で企業と連絡を取る際によくある質問と回答を紹介します。

Q：全てのメールに返信しないといけない？
A：自動返信メールや「返信不要」と記載のあるメールには返信する必要はありません。基本的には担当者から受信したメールには返信するようにしましょう。

Q：メールの送り先が分からない場合はどうすれば良い？
A：企業のホームページの問い合わせフォームから連絡し、返信を待ちます。返信まで2～3営業日を要する場合もあるため、急ぎの場合は代表電話へ連絡しましょう。

Q：メールの送信は何時にしても問題ない？
A：基本的には、企業の営業時間に合わせてメールを送るようにしましょう。夜遅くになってしまった場合は、翌日朝に送るか、「遅い時間に失礼いたします」と断りの文章を添えて送ります。

Q：パソコン以外から返信しても良い？
A：基本的にパソコンから返信することをおすすめします。スマートフォン等から返信する場合、パソコンと表示サイズが異なるため改行など注意が必要です。

不安な場合はプロに相談しよう

これまでのポイントを抑えることで、失礼のないメールを書くことができます。
メールを正しく書けているか不安な方は、一人で抱え込まず相談することをおすすめします。

大学のキャリアセンターや就活エージェントでは、メール文の添削を行ってくれます。
就職活動のプロに確認してもらうことで、不安は和らぎますよね。
特に、就職活動に時間をあまり割けない方は積極的に利用するようにしましょう。

まとめ

いかがでしょうか？
インターンシップのメールを書くにあたり、意識したいポイントがたくさんありました。
インターンシップのメールは企業の担当者と直接連絡をする貴重な機会です。
送信前に改めて失礼のない内容となっているかを必ず確認するようにしましょう。
また、困ったときは一人で抱え込まず積極的に相談し、不安を解消することをおすすめします。

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