新卒就活で面接を辞退したいときはメール？電話？注意点も確認しよう

面接辞退の連絡で気を付ける点

就活を進めていくと、様々な理由で面接を辞退する場合が出てきます。
まずは、面接を辞退する際に気を付ける点を確認しましょう。

辞退を決めたら早めに連絡を

面接辞退を決めたら、企業には早めに連絡をするようにしましょう。
企業は面接に向けて準備を進めています。
また、連絡を先伸ばしにすると、気持ち的にもどんどん連絡しにくくなります。
よって、辞退を決めたらすぐに連絡することをおすすめします。
ただし、辞退の連絡は基本的に営業時間内にするように心がけましょう。

無断で面接辞退をしない

「連絡しにくいからいいや」と無断で面接を辞退することは、やってはいけません。
連絡がない場合、人事や面接官はその時間帯に就活生が来ることを待っています。
失礼にあたりますので、必ず連絡をするようにしましょう。

前日の営業時間内までならメール

前日までであれば、基本的にメールで連絡をするようにしましょう。
メールはビジネスシーンでも多く活用されており、証跡として残すこともできます。
また、電話よりも比較的連絡しやすいかと思いますので、早いタイミングでメールを送るようにしましょう。

当日なら電話をする

前日の営業日を過ぎてしまった場合、または当日に辞退を決めた場合は電話で連絡をします。
営業時間内に、なるべく早く電話をかけるようにしましょう。

メールで辞退を伝える場合

では次に、メール・電話それぞれで辞退を伝える際に気を付ける点や例文を紹介します。

件名は簡潔に

メールの件名は分かりやすく、簡潔に記載するようにしましょう。

例
■ ○月○日○時からの面接辞退について【○○大学　毎奈美 太郎】
■ 面接辞退のご連絡【○○大学 毎奈美 太郎】

本文の構成

メールは5つの構成に分けることができます。
１．宛名
２．挨拶
３．内容
４．締め
５．署名
となります。実際のメールを分類すると以下のように分けることができます。

メールを送る際、この5つの要素が抜けていないか、確認をするようにしましょう。

辞退の理由別の例文

では次に、辞退の理由別のテンプレートを紹介します。
上記の内容の部分にあたります。
必要であれば、コピーをして活用してください。

一身上の都合

例文：
〇月〇日に〇時より面接の予定を組んでいただいておりますが、
一身上の都合により、辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴重なお時間を割いていただいているにも関わらず、
申し訳ございません。

別の企業で内定をもらった場合

例文：
〇月〇日に〇時より面接の予定を組んでいただいておりますが、
辞退させていただきたくご連絡いたしました。
貴重なお時間を割いていただいているにも関わらず、
申し訳ございません。

理由といたしましては、
先日、別の企業より内定をいただき、そちらの内定承諾を進めたく考えているためです。

電話で伝える場合

電話で伝える際は、以下のような流れが多いです。
・挨拶
・自分について名乗る
・要件を伝える
・締めの挨拶をする
・電話を切る

具体的には以下のようなイメージです。

挨拶・自分時について名乗る
「お忙しいところ失礼いたします。私、〇月〇日の〇丸時に面接のお約束をさせていただいている、○○大学の○○と申します。人事部の○○様はいらっしゃいますでしょうか？」

要件について伝える
「直前のご連絡となり、大変恐縮ではございますが、面接を辞退させていただきたくお電話いたしました。」
理由を聞かれた際は、簡潔に伝えるようにしましょう。

締めの挨拶・電話を切る
「それでは、失礼いたします。」
挨拶をしてから、電話はすぐに切らず、2~3秒まってから終話ボタンを押すようにしましょう。

まとめ

いかがでしたか？
就活面接を辞退する際の連絡方法や気を付ける点を解説しました。
辞退を決めたものの、申し訳ない感情や気が引ける気持ちがあり、連絡しにくい人もいるかと思いますが、自分のためにも企業のためにも、なるべく早く連絡をするようにしましょう。
また、エージェントを利用し、そこから紹介された企業であれば、アドバイザー経由で辞退を伝えることが可能です。
「気まずくて連絡できない…」という状況が起きにくいので、ぜひ活用も検討しましょう。

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