【テンプレートあり】就職活動のメールの基本！件名や署名、挨拶など

メールを使う場面

ビジネスにおいて、大切な連絡は電話だけではなく、メールも利用することが一般的です。
就職活動においても、書類の提出、面接調整、持ち物の連絡、合否・通過連絡など場面でメールを使うことが多いです。
面接官や採用企業に失礼が無いように、ビジネスメールの送り方・返信方法を身につけましょう！

メールの返信のマナー

届いたメールは早めに返す

基本的に、企業からメールが届いた際は返信をします。
可能な限り早く返しましょう。
送った企業が「届いていないかも」と心配になってしまったり、日程調整であればいつまでも調整がつかず企業側に迷惑が掛かってしまいます。
ただし、早朝・深夜は避け、日中に送ることを心がけましょう。

返さなくてもいいメールもある

例外として、以下のようなメールの場合は送らなくても問題ありません。
・「返信不要」と書いてある
・送信専用アドレスからの連絡
・不採用通知の場合（いわゆるお祈りメール）

書くときのポイント

次に、メールを書く際に気を付ける点を紹介します。

社名や名前は正しく

企業名や担当者の名前は間違えないように気を付けましょう。
「（株）」などの略称は使わず「株式会社」と記載をしたり、部署名も間違えないように細心の注意を払いましょう。

正しい敬語を使う

基本的にメールでは「です・ます調」での文体で作成します。
ビジネスマナーとして、正しい日本語、正しい敬語を意識するようにしましょう。

改行や段落で見やすく、分かりやすく

メールを送る際は、適切な部分で改行をしたり、話が切り替わるタイミングで段落を付けたりします。
改行がないまま文章作成すると、受け取り側が見にくいので、配慮するようにしましょう。

太文字や色付けは避ける

見やすくするために、太文字や色付けをしたくなりますが、そのような装飾は不要です。
基本的には改行や段落で見やすく作成します。
絵文字や顔文字なども使わないようにしましょう。

メールの基本的な書き方

では実際に、ビジネスメールを書いていきましょう。
件名から署名までのポイントをそれぞれ説明します。

件名

件名は何の件についてかを分かりやすくまとめて記載します。
こちら側から送る場合と返信する場合で変わりますので確認しましょう。

企業からのメールを返信する場合
返信ボタンを押すと元々の件名に「Re:」が付くので、ついた状態のままで送りましょう。
そうすることで、企業側は「この件の返信ね」と分かりやすくなります。

こちらから送る場合
分かりやすい件名を心がけるようにしましょう。
一例：
・●月●日の面接についての質問
・エントリーシートの提出（〇〇大学〇〇〇〇）

宛名

本文では、まず宛名を記入します。
誰かに対して送る場合は○○様、企業全体や部署に対して送る際は「○○御中」となります。

会社名や部署名宛に送る場合
〇〇〇〇会社
〇〇〇〇〇〇〇〇部御中

担当者などの個人に送る場合
〇〇〇〇会社
〇〇〇〇部
〇〇〇〇様

ちなみに、役職をつけて送りたい場合は「様」は不要です。
「〇〇社長」 「〇〇部長」が正しい表記となります。

あいさつ

宛名の次は挨拶です。
あいさつに関してはオリジナリティは不要です。

お世話になっております。
〇〇大学〇〇〇〇部〇〇〇〇〇〇学科4年の〇〇と申します。

で問題ありません。
返信の場合に、

お世話になっております。
○○大学の○○と申します。
ご連絡いただきありがとうございます。

と、お礼を付け加えることは問題ありません。

内容

あいさつの次に、内容を記載します。
内容は長く書く必要はなく、分かりやすく伝えることを意識しましょう。

返信ではなく、こちらから連絡する際は、書き出しで結論を述べると良いかと思います。
例えば、
「〇月〇日の面接の持ち物についてお伺いしたくご連絡いたしました。」
「エントリーシートの提出でご連絡いたしました。」
「選考の希望日程についてご連絡いたしました。」
というイメージです。
ページ下部にテンプレートも作成していますので、ぜひ確認してみてください。

書き終わり

内容が終わったら締めの言葉を入れます。
基本的には「よろしくお願いいたします。」で問題ありません。
質問した場合は「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」などでもよいでしょう。
こちらもテンプレートを参考にしてください。

署名

メールの一番下には署名を入れます。
署名とは送り主の情報です。
メールを受け取った相手が誰からの連絡なのかが分かるようにするためです。
学生の場合は大学名と名前、連絡先が書いてあれば問題ありません。
以下をコピペして内容を自分のものに変えて利用してください。

▼そのままコピペOK！
ーーーーーーーーーーーーーー
〇〇大学
〇〇〇〇部〇〇〇〇〇〇学科
名前（ふりがな）
mail：〇〇〇〇〇〇＠〇〇〇〇〇〇
tell：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
ーーーーーーーーーーーーーー

メールタイプ別！テンプレート

就活でよく使う5つのタイプを紹介&公開します。
コピペなどをして、活用してください。

エントリーシートの提出

件名：
エントリーシートの提出（〇〇大学〇〇名前〇〇）

本文：
株式会社〇〇
〇〇〇〇〇〇〇〇〇部
ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇〇〇学部
〇〇〇〇〇学科4年の〇〇と申します。

応募書類のエントリーシートをお送りいたします。
添付ファイルよりご確認ください。

お忙しいところ恐縮ですが、
ご査収のほどよろしくお願いいたします。
ーーーー
署名
ーーーー

面接や選考の希望日程の返信

本文：
株式会社〇〇
〇〇〇〇〇〇〇〇〇部
ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇〇〇学部
〇〇〇〇〇学科4年の〇〇と申します。
面接日程についてご連絡をいただき、ありがとうございました。

（日程が問題ない場合↓）
いただきました日程の中で、以下日時でお願いできますでしょうか。
〇月〇日（月）〇時～

何卒よろしくお願いいたします。
ーーーー
署名
ーーーー

（別日程にしたい場合↓）
申し訳ございません。
頂いた日程を確認したところ、その日は〇〇と重なっているため、対応できかねます。
以下で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。
〇月〇日（月）〇時～〇時
〇月〇日（火）〇時～〇時
〇月〇日（水）〇時～〇時

お忙しいところ恐縮ですが、
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
ーーーー
署名
ーーーー

（日程が無かった場合↓）
面接の希望日時をお送りいたします。
以下よりご調整いただけますと幸いです。

〇月〇日（月）〇時～〇時
〇月〇日（火）〇時～〇時
〇月〇日（水）〇時～〇時

お忙しいところ恐縮ですが、
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
ーーーー
署名
ーーーー

質問を送る

件名：
〇月〇日（月）の面接についての質問

本文：
株式会社〇〇
〇〇〇〇〇〇〇〇〇部
ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇〇〇学部
〇〇〇〇〇学科4年の〇〇と申します。

〇月〇日（月）の面接について
質問がありご連絡させていただきました。

持ち物は履歴書、学生証、筆記用具以外に必要なものはありますでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、ご教示いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。
ーーーー
署名
ーーーー

回答にお礼をする

本文：
株式会社〇〇
〇〇〇〇〇〇〇〇〇部
ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇〇〇学部
〇〇〇〇〇学科4年の〇〇と申します。

早速回答いただきありがとうございました。
〇〇について、承知いたしました。

当日、お会いできることを楽しみにしています。
引き続きよろしくお願いいたします。
ーーーー
署名
ーーーー

メールだけでは不十分な場面もある

メールはビジネスツールとして一般的ではありますが、万能ではありません。
以下のような場合は、必ず電話をかけるようにしましょう。

急いで伝える必要がある場合

メールは電話と違い、返信までに時間がかかります。
例えば、面接や説明会に向かう途中で電車が遅延して遅刻しそうな場合は、メールではなく電話で直接連絡をするようにしましょう。

まとめ

いかがでしたか？
就活におけるメールの基本がわかったと思います。
テンプレートも活用して、企業に失礼の無いようなメール作成を心がけましょう。

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